Digitalisierungsmanager · KI & Prozessautomatisierung

Ein deutscher Beherbergungsbetreiber in einer Umbruchphase. Buchungen, Rechnungen, Zahlungen, Reinigung und Gästenachrichten lagen jeweils in einem eigenen Werkzeug, und keines sprach mit dem anderen. Die Angebote für eine kommerzielle Software zur Immobilien- und Beherbergungsverwaltung lagen bei rund 60.000 Euro im Jahr, für eine Lösung, die trotzdem nicht zu den Abläufen des Betriebs passt.

Statt der Lizenz eine eigene Plattform für Web und Telegram. Sie führt acht Fremdsysteme zusammen, Channel-Manager, Buchhaltung, Banking, Telefonie, Messaging und Google Workspace, alles hinter einem einzigen Login. Spezifikation, Architektur und Betrieb liegen bei mir, und alles läuft in der EU-Region.

• Reinigung und Personaleinsatz: von rund zwei Stunden auf zehn Minuten. Die Reinigungen eines Tages zu planen und die Teams zu disponieren war Handarbeit in zwei Werkzeugen. Buchungen und Reinigungen liegen jetzt auf einem Kalender, Zuweisung und Umplanung per Drag-and-drop.
• Eine große Gruppenbuchung samt Rechnungen: von rund einer Stunde auf drei bis fünf Minuten. Termine und Einheiten werden einmal erfasst, der Kunde erhält eine gebrandete Angebotsseite, ein Klick erzeugt die Buchung und legt die Rechnungsentwürfe an.
• Ein einzelnes Angebot: von rund zehn Minuten auf ein bis zwei. Die Angebotsseite entsteht aus denselben Daten, nichts wird abgetippt.
• Zwei Personen führen heute den Betrieb, für den früher ein deutlich größeres Team nötig war. Buchungen, Rechnungsstellung, Zahlungskontrolle, Reinigung, Instandhaltung und Angebote laufen an jedem Arbeitstag über diese Plattform.

Ein KI-Assistent bedient das Buchungssystem über einen Integrations-Server, den ich gebaut habe: Vorschau und Bestätigung vor jedem Schreibzugriff, typisierte Bestätigung bei riskanten Vorgängen, darunter ein Audit-Log. Alles, was Geld oder einen Gast berührt, entwirft die Maschine, und ein Mensch gibt es frei.